「저작권법」 제25조(학교교육 목적 등에의 이용)을 보면 “② 특별법에 따라 설립되었거나 「유아교육법」, 「초·중등교육법」 또는 「고등교육법」에 따른 학교, 국가나 지방자치단체가 운영하는 교육기관 및 이들 교육기관의 수업을 지원하기 위하여 국가나 지방자치단체에 소속된 교육지원기관은 그 수업 또는 지원 목적상 필요하다고 인정되는 경우에는 공표된 저작물의 일부분을 복제·배포·공연·전시 또는 공중송신할 수 있다. 다만, 저작물의 성질이나 그 이용의 목적 및 형태 등에 비추어 저작물의 전부를 이용하는 것이 부득이한 경우에는 전부를 이용할 수 있다. ③ 제2항의 규정에 따른 교육기관에서 교육을 받는 자는 수업목적상 필요하다고 인정되는 경우에는 제2항의 범위 내에서 공표된 저작물을 복제하거나 전송할 수 있다.”고 규정한다. 이처럼 제2항, 제3항만 보면 대학은 「고등교육법」에 따라 설립된 교육기관이므로, 학생 교육을 목적으로 저작물을 복제하거나 배포할 수 있다. 그러나 무조건 허용되는 것이 아니라 “④ 제1항 및 제2항에 따라 저작물을 이용하려는 자는 문화체육관광부장관이 정하여 고시하는 기준에 따른 보상금을 해당 저작재산권자에게 지급하여야 한다. 다만, 고등학교 및 이에 준하는 학교 이하의 학교에서 제2항에 따른 복제·배포·공연·방송 또는 전송을 하는 경우에는 보상금을 지급하지 아니한다.”고도 규정한다. “고등학교 및 이에 준하는 학교 이하”, 즉 초·중·고 학교에서는 저작물을 자유롭게 복제·배포할 수 있으나, 대학은 “문화체육관광부장관이 정하여 고시하는 기준에 따른 보상금을 해당 저작재산권자에게 지급하여야 한다”는 점을 유의하여야 한다. “문화체육관광부장관이 정하여 고시하는 기준”이란 “수업목적 저작물 이용 보상금 기준”(문화체육관광부고시 제2014-8호)을 말한다. 대학의 교수 및 강사는 이 기준에 따라 “사단법인 한국복제전송저작권협회”에 소정의 보상금(페이지당 단가가 정해져 있음)을 납부할 경우에만 타인의 저작물을 복제·배포하여 강의에 이용할 수 있다. 현재 많은 대학들은 소속 대학의 교수 및 강사가 이용하는 저작물을 매학기 초에 파악하여 매년 일정한 보상금을 한국복제전송저작권협회에 일괄 납부하는 방식으로 업무를 처리하고 있다. 책이나 논문뿐만 아니라 사진, 그림, 음악 등을 복제·배포하여 강의에 이용할 경우에도 같은 법령과 보상금 납부 기준이 적용된다.

‘DBpia’, ‘Kstudy’ 등 온라인 논문제공 업체들로부터 다운로드 받는 논문들은 무료인 것처럼 보이지만, 사실은 무료가 아니다. 대학 및 연구기관에 소속된 교수, 연구원, 학생 등은 무료로 논문들을 이용할 수 있으나, 실제로는 대학 및 연구기관이 온라인 논문제공 업체들과 계약을 맺어서 매년 일정한 금액을 지불한다. 또한 온라인 논문제공 업체들은 그 금액 중 일부를 논문을 제공해주는 학회들에 전달한다. 따라서 대부분의 온라인 논문 파일들은 온라인 논문제공 업체의 정식 가입자 또는 가입기관에 소속된 구성원들의 ‘비영리적인 목적의 이용’만으로 그 용도가 제한되어 있으며, 그 범위를 초과하는 무단 복제나 전송, 재배포가 금지되어 있다. 정당한 허가 없이 온라인 논문 파일들을 편집하여 단행본 책과 같은 형태로 인쇄하여 배포하는 것은 상업적으로 판매하지 않더라도 나중에 문제가 될 수 있다. 필요한 사람들이 각자 개인적으로 다운로드 받는 것이 바람직하다.

발표자가 HWP, MS-Office 등에서 제공하는 기본 글꼴에 만족하지 않고, 개인 홈페이지나 블로그 등으로부터 좀더 예쁜 글꼴을 다운로드 받아서 발표에 이용하려고 할 때가 있다. 그러나 인터넷에 돌아다니는 좀 더 예쁜 글꼴 파일들은 대부분 글꼴 제작 업체들의 창작물이 비정상적인 경로로 유출된 것으로서, 원래는 별도의 저작권이 부여되어 있고, 따라서 정당한 대가를 지불하고 구매하여 이용해야 한다. 이 글꼴 파일을 발표자가 자기 발표를 위해 개인적으로 다운로드 받아서 컴퓨터에 설치하는 행위는 저작권 침해이므로 허용하지 않아야 한다. 나중에 글꼴 제작 업체가 인터넷 추적을 통해 글꼴 파일 불법 다운로드 사실을 파악하고 관련 대학이나 학회에 저작권 침해에 대한 보상을 요구할 수 있다. 대학, 연구소 등 기관의 공용 컴퓨터는 여러 사람들이 쓰다 보면 의도하지 않게 유료 글꼴을 다운로드 받아 설치하는 사례가 발생하므로, 이와 같은 행동을 하지 않도록 구성원들에게 사전에 교육을 실시하고, 정기적으로 다음의 “사례6”과 같이 유료 글꼴 파일들을 제거하는 등 관리가 필요하다.

저작권 침해 가능성을 최소화하기 위해서는 모든 문서에는 HWP, MS-Office 등에서 제공하는 기본 글꼴만을 이용하고, 그림과 사진 이미지는 새롭게 그리거나 촬영한 것 또는 무료 이미지로 확인된 것만을 삽입하는 것이 좋다. 그러나 출판물의 품질 향상을위해서는 유료 글꼴과 이미지를 활용하지 않을 수 없으므로, 출판물 제작을 맡은 인쇄업체, 홍보업체 등과의 계약을 철저히 확인해야 한다. 출판물 제작을 의뢰할 때 유료 글꼴과 이미지를 사용할 경우 해당 제품의 정식 구매를 주문했음과 그에 따른 책임은 업체 측에 있음을 계약서에 명시해야 한다. 또한 글꼴 제작 업체나 이미지 제공 업체의 정책에 따라 오프라인(종이 인쇄물) 라이센스와 온라인(컴퓨터 파일 출력물) 라이센스를 구분하여 판매하는 경우도 있고, 구매 계약을 맺었더라도 라이센스 기간이 지난 후에는 재계약을 해야만 해당 글꼴이나 이미지를 다시 이용할 수 있도록 계약 조건을 제한하는 경우도 있으므로, 철저한 확인이 필요하다.